Campaign AI Callbot
Hướng dẫn tạo, cấu hình và quản lý các chiến dịch Callbot trên Alohub, từ thiết lập kịch bản, nhập dữ liệu khách hàng đến theo dõi kết quả và báo cáo cuộc gọi.
Hướng dẫn tạo và quản lý Campaign Callbot trên Alohub
Campaign Callbot là tính năng giúp doanh nghiệp tự động thực hiện các cuộc gọi tới khách hàng theo kịch bản được cấu hình sẵn. Người dùng có thể tạo chiến dịch, cấu hình thời gian gọi, thiết lập kịch bản Bot, import danh sách khách hàng và theo dõi kết quả cuộc gọi ngay trên hệ thống Alohub.
Tổng quan quy trình 4 bước
| Bước | Thao tác | Vị trí |
|---|---|---|
| 1 | Tạo chiến dịch Callbot | Quản lý chiến dịch |
| 2 | Thay đổi trạng thái chiến dịch | Danh sách Campaign |
| 3 | Theo dõi kết quả chiến dịch | Chi tiết Campaign |
| 4 | Xem báo cáo và dashboard liên quan | Báo cáo, dashboard |
Bước 1 · Tạo chiến dịch Callbot
Để tạo một Campaign Callbot mới, truy cập menu Quản lý chiến dịch, chọn Thêm mới, sau đó lựa chọn loại chiến dịch phù hợp và tiến hành cấu hình theo từng bước.
1.1 Cấu hình thông tin chung của Campaign
Sau khi chọn loại chiến dịch CAMPAIGN CALLBOT V3, hệ thống hiển thị màn hình cấu hình thông tin chung. Người dùng cần nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc trước khi tiếp tục.
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên chiến dịch | Đặt tên để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. |
| Kịch bản Bot | Lựa chọn kịch bản sẽ được Callbot sử dụng khi gọi. |
| Ngày bắt đầu / kết thúc | Khoảng thời gian Campaign được phép hoạt động. |
| Múi giờ gọi | Thiết lập các khung giờ Bot được phép thực hiện cuộc gọi. |
Lưu ý: Mỗi múi giờ cần được chọn riêng lẻ, không chọn theo khoảng. Ví dụ:
14,15,16Hệ thống sẽ thực hiện cuộc gọi từ 14:00 đến 16:59.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước cấu hình kịch bản gọi.
1.2 Cấu hình kịch bản gọi
Tại bước này, người dùng cấu hình cách thức hệ thống thực hiện cuộc gọi tới khách hàng.
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Đầu số gọi ra | Chọn đầu số thực hiện cuộc gọi. |
| Số cuộc gọi đồng thời | Số lượng cuộc gọi Bot được phép thực hiện cùng lúc. |
| Số lần gọi tối đa | Số lần gọi lại nếu cuộc gọi đầu tiên không thành công. |
| Khoảng cách gọi lại | Khoảng thời gian giữa hai lần gọi lại liên tiếp. |
Ví dụ: Nếu cấu hình:
- Số lần gọi tối đa: 3
- Khoảng cách gọi lại: 2 phút
Hệ thống sẽ thực hiện tối đa 4 cuộc gọi (bao gồm cuộc gọi đầu tiên) và mỗi lần gọi lại cách nhau 2 phút. Sau khi vượt quá số lần quy định, hệ thống sẽ dừng gọi cho khách hàng.
Sau khi hoàn tất cấu hình, nhấn Tiếp tục.
1.3 Thêm dữ liệu khách hàng vào chiến dịch
Ở bước này, người dùng tạo hoặc lựa chọn danh sách khách hàng sẽ được Callbot thực hiện cuộc gọi.
- Chọn Tạo mới.
- Đặt tên danh sách khách hàng.
- Import file Excel theo đúng mẫu của hệ thống.
- Nhấn Lưu để tải dữ liệu.
- Chọn danh sách vừa tạo và nhấn Tiếp tục.
Tải file dữ liệu khách hàng
Nếu chưa có file dữ liệu đúng định dạng, chọn Tải template để tải file mẫu và điền thông tin khách hàng theo yêu cầu.
| Yêu cầu | Mô tả |
|---|---|
| Đúng cấu trúc | Không thêm hoặc xoá cột trong file mẫu. |
| Phiên âm tiếng Việt | Các từ tiếng Anh cần nhập theo cách đọc tiếng Việt để Bot phát âm chính xác. |
| Dữ liệu bắt buộc | Điền đầy đủ các trường thông tin theo template. |
Ví dụ:
- Edupia → E đu pi a
- Telesale → Tê lê sêu
Sau khi upload thành công, chọn đúng danh sách khách hàng và nhấn Tiếp tục để hoàn tất quá trình tạo Campaign.
Bước 2 · Thay đổi trạng thái chiến dịch
Sau khi tạo thành công, chiến dịch sẽ được lưu trên hệ thống với trạng thái mặc định là Chuẩn bị. Để Campaign bắt đầu thực hiện các cuộc gọi, người dùng cần chuyển trạng thái sang Đang chạy.
Thực hiện chuyển trạng thái
- Truy cập menu Quản lý chiến dịch.
- Tìm kiếm hoặc lựa chọn chiến dịch vừa tạo.
- Quan sát cột Trạng thái.
- Thực hiện chuyển trạng thái từ Chuẩn bị sang Đang chạy.
Sau khi trạng thái được cập nhật, hệ thống sẽ tự động đưa chiến dịch vào hàng đợi và bắt đầu thực hiện các cuộc gọi theo thời gian, khung giờ và kịch bản đã được cấu hình trước đó.
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chuẩn bị | Chiến dịch đã được tạo nhưng chưa bắt đầu thực hiện cuộc gọi. |
| Đang chạy | Hệ thống đang thực hiện các cuộc gọi theo cấu hình của chiến dịch. |
| Tạm dừng | Chiến dịch tạm thời ngừng thực hiện cuộc gọi và có thể tiếp tục lại sau. |
| Kết thúc | Chiến dịch được người dùng chủ động dừng. |
Lưu ý: Chỉ những chiến dịch ở trạng thái Đang chạy mới được hệ thống thực hiện cuộc gọi. Nếu chiến dịch vẫn ở trạng thái Chuẩn bị, dữ liệu khách hàng sẽ chưa được xử lý.
Khuyến nghị: Trước khi chuyển sang trạng thái Đang chạy, hãy kiểm tra lại thông tin chiến dịch, kịch bản Bot, danh sách khách hàng và khung giờ gọi để đảm bảo chiến dịch được triển khai đúng kế hoạch.
Bước 3 · Theo dõi kết quả chiến dịch
Sau khi chiến dịch được chuyển sang trạng thái Đang chạy, người dùng có thể theo dõi tiến độ thực hiện và kết quả cuộc gọi ngay trong màn hình Chi tiết chiến dịch. Hệ thống cung cấp các chỉ số tổng quan, danh sách khách hàng và kết quả từng cuộc gọi, giúp dễ dàng đánh giá hiệu quả của Campaign.
1. Dashboard tổng quan
Phần Dashboard hiển thị các chỉ số tổng hợp của chiến dịch theo thời gian thực, giúp người dùng nhanh chóng nắm được tình trạng triển khai và hiệu quả hoạt động của Campaign.
| Dashboard | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khách hàng | Thống kê số lượng khách hàng theo trạng thái xử lý: chưa gọi, đang gọi, dừng gọi, đợi retry, thành công. |
| Cuộc gọi | Thống kê số lượng cuộc gọi thành công và không thành công. |
| Cuộc gọi chưa kết nối | Thống kê các cuộc gọi chưa kết nối được theo từng nguyên nhân. |
| Cuộc gọi đã kết nối | Thống kê số lượng cuộc gọi theo trjang thái kết thúc bởi: bot, khách hàng hay chuyển tiếp cuộc gọi. |
| Cuộc gọi theo thời gian | Thống kê số lượng cuộc gọi thành công và không thành công theo từng mốc thời gian. |
| Cuộc gọi theo thời lượng | Thống kê số cuộc gọi theo thời lượng và kết thúc bởi ai. |
Lưu ý: Các số liệu trên Dashboard được cập nhật liên tục trong suốt quá trình chiến dịch hoạt động, giúp người dùng theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
2. Danh sách khách hàng
Tab Chi tiết khách hàng hiển thị toàn bộ danh sách khách hàng thuộc chiến dịch cùng với trạng thái xử lý của từng bản ghi. Người dùng có thể tra cứu nhanh thông tin và theo dõi tiến độ xử lý đối với từng khách hàng.
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Thông tin khách hàng | Hiển thị các dữ liệu đã import từ danh sách khách hàng. |
| Trạng thái | Cho biết trạng thái khách hàng đang gọi, đã gọi (thành công), đợi retry hoặc chưa gọi. |
3. Kết quả cuộc gọi
Tab Result cung cấp thông tin chi tiết về từng cuộc gọi được thực hiện trong chiến dịch. Đây là nơi giúp người dùng kiểm tra kết quả xử lý của Callbot đối với từng khách hàng kèm theo ghi âm.
Bước 4 · Báo cáo liên quan
Sau khi chiến dịch được triển khai, người dùng có thể truy cập Báo cáo để theo dõi kết quả hoạt động của Campaign Callbot. Hệ thống cung cấp nhiều báo cáo giúp thống kê hiệu quả chiến dịch, tra cứu lịch sử cuộc gọi và đánh giá kết quả tương tác với khách hàng.
Báo cáo Autocall chi tiết cuộc gọi
Báo cáo Autocall chi tiết cuộc gọi cung cấp thông tin chi tiết của từng cuộc gọi được thực hiện trong chiến dịch. Người dùng có thể theo dõi trạng thái cuộc gọi, thời lượng, thời điểm thực hiện và nghe ghi âm,... của Callbot đối với từng khách hàng.
Lưu ý: Báo cáo được cập nhật sau khi cuộc gọi kết thúc. Đối với các cuộc gọi đang diễn ra, thông tin sẽ được bổ sung khi hệ thống ghi nhận kết quả cuối cùng.
Báo cáo tương tác Callbot
Báo cáo Tương tác Callbot giúp tổng hợp transcript hội thoại của khách hàng và Bot trong quá trình thực hiện cuộc gọi. Báo cáo hỗ trợ đánh giá tóm tắt kịch bản từ đó phân loại theo nhóm các phản hồi của khách hàng.
Kết luận
Sau khi hoàn thành các bước trên, người dùng có thể tạo, triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả của một chiến dịch Campaign Callbot trên Alohub. Việc thường xuyên theo dõi các báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá chất lượng chiến dịch và tối ưu kịch bản Bot cho các lần triển khai tiếp theo.